la secretaria profesional externaliza sus servicios
Hace ya algunos meses que iniciamos la andadura de este blog profesional. En este tiempo hemos escrito post sobre protocolo (píldoras), sobre imagen y sobre la profesión de secretaria principalmente.
Secretariado y protocolo nació como proyecto hace ya casi 6 años, en un momento en que las nuevas tecnologías no estaban ni mucho menos tan avanzadas como en la actualidad. Esto quiere decir que nos hemos tenido que ir poniendo al día de todas las novedades 2.0, adaptando nuestros servicios e incluyendo otros tantos por la demanda y por la confluencia de dichas tecnologías.
Si hay algo que hemos aprendido en todos estos años, es que a pesar de las nuevas tecnologías, a lo que más importancia le dan nuestros clientes a la hora de contratar nuestros servicios como secretarias externas, es a la confianza que pueden depositar en Secretariado y protocolo. Cuando un emprendedor/profesional libre/micropyme decide contratar a una secretaria externa para que organice sus asuntos secretariales/administrativos, debe haber pasado ya previamente por un proceso de optimización del tiempo y de aprender a delegar en los profesionales adecuados.
Qué significa realmente delegar? Según la definición del Diccionario de la Lengua Española, delegar es “dar a una persona la facultad o poder para que la represente y ejerza en su nombre”. Efectivamente nuestros clientes deben “delegar” en nosotras sus secretarias todas aquellas tareas que pueden hacer otros a parte de ellos mismos. Porque en definitiva:
- Las tareas que no son necesarias=eliminemoslas
- Las tareas que pueden hacer otros = DELEGUEMOSLAS
- Las tareas que no se puedan delegar = Hágalas Ud. mismo
Con estas tres premisas llegamos al momento en que decidimos “delegar” en otras personas. En ese momento en que contactamos con una empresa como Secretariado y Protocolo donde se ofrecen estos servicios administrativos y secretariales se plantea la duda de la confianza. En primer lugar, debemos buscar en el profesional externo las mismas cualidades que buscaríamos en una profesional presencial en nuestra empresa, estudiar su cv y analizar la experiencia que tiene al frente de los servicios que vamos a contratar.
Las secretarias manejamos documentos confidenciales, e incluso temas personales de nuestros clientes y la ética y profesionalidad y la confidencialidad son los valores en los que se sustenta nuestro trabajo. Hay servicios tradicionalmente externalizados como la asesoría fiscal, laboral, legal y contable en la que manejan nuestros asesores todos nuestros asuntos más privados y confidenciales, y vemos como lógico y normal que tengan en su poder dichos documentos, incluso que los manejen fuera de nuestros propios despachos.
Con la secretaria/administrativa externa ocurre lo mismo, manejamos información de la empresa e incluso personal con la misma confidencialidad que otros profesionales externos. Qué hacer para generar esa confianza? Deben conocernos, no solo nuestro cv y experiencia si no vernos trabajar y darse cuenta “in situ” de nuestro buen hacer.
Secretariado y Protocolo propone a sus clientes un tiempo de prueba en el que nos vean trabajar y se establezca ese grado de confianza necesario para “delegar” aquellas tareas diarias en las que podemos ayudar. Desde las tareas clásicas de secretariado (coordinación de agendas, desvío de llamadas, concertación de citas, organización de reuniones y viajes) a las nuevas tecnologías (mantenimiento de webs, blogs, redes sociales, búsquedas en internet), a los trabajos administrativos (archivos, elaboración de documentos, presentación de documentos, transcripciones de textos y audio), a trabajos específicos (traducciones, levantamiento de actas, notas de prensa) y otros muchos relacionados con la publicidad, el marketing y el protocolo empresarial y social. Y sobre todo aquellas tareas “imposibles” a las que los jefes siempre recurren a sus secretarias y de las cuáles llegamos a ser “auténticas especialistas”.
Secretariado y protocolo no solo proporciona asistencia virtual, término muy de moda y prácticamente importado de las asistentes virtuales de latinoamérica, que han creado toda una red y un negocio de capacitación virtual. Secretariado y Protocolo ofrece servicios externos de secretariado , presenciales, semipresenciales y también virtuales. Además estamos organizados para dar servicio presencial y semi presencial a nuestros clientes en otras ciudades españolas a través de una red de secretarias de alta dirección con las que trabajamos externamente. En Latinoamérica nos ocurre lo mismo con asistentes en Costa Rica y Argentina.
Si es Ud. emprendedor, profesional independiente, es miembro de una asociación, o está al frente de una micropyme, comience a organizar sus tareas diarias y estudie cuáles de ellas puede “delegar” en profesionales administrativos/secretariales. Conseguirá “liberarse” de horas de trabajo en tareas administrativas poco gratificantes pero necesarias, y podrá utilizar dichas horas en tareas más productivas para su negocio, búsqueda de clientes, fidelización de los actuales, campañas o mejoras de procesos. Los costes siempre serán menores que el tener personal en plantilla, ahorro en gastos fijos como seguridad social, además de mejorar notablemente la imagen de la empresa con secretarias externas pero perfectamente integradas en la filosofía corporativa de su negocio. Nuestras tarifas están siempre presupuestadas con el cliente previamente, existiendo además bonos mensuales según las necesidades y los proyectos de nuestros clientes.
El próximo 26 de mayo, Secretariado y Protocolo dentro del programa JOVEMPA EMPRESAS, impartirá un taller sobre la Externalización de servicios. Si quiere saber más sobre este tema, y cómo trabaja una asistente externa y los beneficios de su trabajo, no dude en apuntarse a este taller. Más información e inscripciones en http://www.jovempa.org/calendario_detalle.php?not=101
Julia Alonso by Secretariado y Protocolo
