Secretariado y protocolo nació como proyecto hace ya 7 años, en un momento en que las nuevas tecnologías no estaban ni mucho menos tan avanzadas como en la actualidad. Esto quiere decir que nos hemos tenido que ir poniendo al día de todas las novedades 2.0, adaptando nuestros servicios e incluyendo otros tantos por la demanda y por la confluencia de dichas tecnologías.
Si hay algo que hemos aprendido en todos estos años, es que a pesar de las nuevas tecnologías, a lo que más importancia le dan nuestros clientes a la hora de contratar nuestros servicios como secretarias externas, es la confianza que pueden depositar en Secretariado y protocolo. Cuando un emprendedor/profesional libre/micropyme decide contratar a una secretaria externa para que organice sus asuntos secretariales/administrativos, debe haber pasado ya previamente por un proceso de optimización del tiempo y de aprender a delegar en los profesionales adecuados.
Qué significa realmente delegar? Según la definición del Diccionario de la Lengua Española, delegar es “dar a una persona la facultad o poder para que la represente y ejerza en su nombre”. Efectivamente nuestros clientes deben “delegar” en nosotras sus secretarias todas aquellas tareas que pueden hacer otros a parte de ellos mismos. Porque en definitiva:
- Las tareas que no son necesarias=eliminemoslas
- Las tareas que pueden hacer otros = DELEGUEMOSLAS
- Las tareas que no se puedan delegar = Hágalas Ud. mismo
Este mismo fin de semana leíamos en el Magazine con texto de Judith Martínez que “Delegar no es solo transferir trabajo, sino involucrar a otros en la responsabilidad de unos objetivos y dar libertad para tomar decisiones” (Magazine, 8 de enero 2012). Complicado, verdad?
En primer lugar, debemos buscar en el profesional externo las mismas cualidades que buscaríamos en un profesional presencial en nuestra empresa, estudiar su cv y analizar la experiencia que tiene al frente de los servicios que vamos a contratar.
Las secretarias manejamos documentos confidenciales, e incluso temas personales de nuestros clientes y la ética y profesionalidad y la confidencialidad son los valores en los que se sustenta nuestro trabajo. Hay servicios tradicionalmente externalizados como la asesoría fiscal, laboral, legal y contable en la que manejan nuestros asesores todos nuestros asuntos más privados y confidenciales, y vemos como lógico y normal que tengan en su poder dichos documentos, incluso que los manejen fuera de nuestros propios despachos.
Con la secretaria/administrativa externa ocurre lo mismo, manejamos información de la empresa e incluso personal con la misma confidencialidad que otros profesionales externos. Qué hacer para generar esa confianza? Deben conocernos, no solo nuestro cv y experiencia si no vernos trabajar y darse cuenta “in situ” de nuestro buen hacer.
Secretariado y Protocolo propone a sus clientes un tiempo de prueba en el que nos vean trabajar y se establezca ese grado de confianza necesario para “delegar” aquellas tareas diarias en las que podemos ayudar. Desde las tareas clásicas de secretariado (coordinación de agendas, desvío de llamadas, concertación de citas, organización de reuniones y viajes) a las nuevas tecnologías (mantenimiento de webs, blogs, redes sociales, búsquedas en internet), a los trabajos administrativos (archivos, elaboración de documentos, presentación de documentos, transcripciones de textos y audio), a trabajos específicos (traducciones, levantamiento de actas, notas de prensa) y otros muchos relacionados con la publicidad, el marketing y el protocolo empresarial y social. Y sobre todo aquellas tareas “imposibles” a las que los jefes siempre recurren a sus secretarias y de las cuáles llegamos a ser “auténticas especialistas”.
Empiece a delegar lo antes posible y confíe en quién delegue.