Emprendedores

Congreso Internacional de Secretariado

Por admin | Publicado Mayo 15th, 2012

Los próximos días 13 y 14 de junio se celebrará en Madrid el III Congreso Internacional de Secretariado con ponentes de gran nivel como mi querida Isabel Amaral, Presidenta de la APEP (Asociación Portuguesa de Estudios de Protocolo)

Sin embargo sorprende que en el amplio programa que han preparado para este congreso no haya ninguna ponencia dedicada al secretariado externo, cuando ya somos muchas las que nos dedicamos expresamente y desde hace años a esta modalidad de secretariado fomentando el autoempleo.

Os dejamos el programa del evento que podéis ver aquí.

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I Foro Nacional Queremos Organizar Eventos – QOE

Por admin | Publicado Mayo 9th, 2012

Hace varios meses que os venimos hablando y divulgando noticias del movimiento QOE-Queremos Organizar Eventos.

Dentro de apenas 10 días tendrá lugar el I Foro Nacional que organiza este movimiento. Os dejamos con el programa del evento puesto que está abierto para todos aquellos que seáis profesionales de la organización de eventos y de protocolo y que os interese participar en esta gran jornada.

Descargar aquí el programa I Foro Nacional QOE

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Curso de Protocolo en las Casas Reales Europeas

Por admin | Publicado Abril 23rd, 2012

La Escuela Internacional de Protocolo (EIP) presenta el “Curso de Protocolo en las Casas Reales europeas” con el propósito de ofrecer a los participantes la posibilidad de conocer la historia, títulos, tratamientos, composición, normativa de sucesión a la corona y otras normas protocolarias de las principales Casas Reales Europeas.

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Foto de Hola.com

La trascendencia e impacto mediático que proyecta actualmente la realeza europea así como la trasdencia mediática de sus apariciones públicas conlleva la necesidad de conocer más en profundidad sus usos y costumbres así como las características propias de las  Casas Reales europeas más representativas.

La Escuela Internacional de Protocolo es el centro pionero en la formación especializada en Protocolo, plenamente consolidado y que no limita su actividad solamente a la docencia sino también a la investigación, divulgación y orientación profesional de sus alumnos.

La Escuela dispone de un claustro de profesores y profesionales de alto nivel que busca, en todas sus modalidades de formación, responder a la demanda social de buenos profesionales del Protocolo capaces de realizar su labor con vocación de servicio público y alto conocimiento y experiencia.

El curso será impartido por Francisco Merino Redruello, Director de la Escuela Internacional de Protocolo, experto en Casas Reales y profesor de Protocolo Internacional.

Programa del Curso:

Viernes 25 de mayo

10,00 h. Presentación general del curso. Introducción a las Casas Reales europeas

11,30 h. Descanso

12,00 h. Introducción a las Casas Reales europeas.

14,00 h. Fin de la sesión matutina

16,00 h. La Casa Real española

18,00 h. Descanso

18,30 h. La Casa Real británica y La Casa Real holandesa

20,00 h. Fin de la sesión vespertina

Sábado 26 de mayo

10,00 h. La Casas Reales escandinavas (Noruega, Suecia y Dinamarca)

12,00 h. Descanso

12,30 h. Las Casas Reales europeas en el exilio

14.00 h. Entrega de Diplomas. Fin del Curso

Más información y reservas en www.protocolo.com y secretaría técnica 91 310 18 03

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El outsourcing en el secretariado

Por admin | Publicado Abril 3rd, 2012

Una de las ventajas que una empresa obtiene por externalizar servicios consiste en que puede adaptar su contratación, dependiendo de sus necesidades. Cuando una empresa realiza muchas de sus tareas con recursos propios puede sufrir, con cierta intensidad, una caída de la demanda de sus productos o servicios.

Será necesario realizar un análisis más profundo para poder llegar a la conclusión adecuada si podemos realizar un trabajo con recursos propios o ajenos. Otra gran ventaja del también llamado Outsourcing es que, la empresa que es contratada como experta en la materia, dispondrá de más capacidad y recursos a la hora de ofrecer un servicio en concreto debido a su experiencia en la materia. En ocasiones merece la pena pagar un poco más pero tener la certeza y garantía que el servicio se va a realizar especialmente cuando algunas de las funciones en la empresa en muchas ocasiones las realiza una única persona.

Actualmente debido a los importantes avances que se han producido en el área de los sistemas de información, muchas empresas no disponen del personal adecuado en parte debido a que, el personal propio puede caer en la obsolescencia tecnológica si no ha recibido la adecuada formación.

Secretariado&protocolo ofrece a sus clientes los servicios externos de secretariado telefónico, administrativo y ejecutivo. La secretaria tradicional externaliza sus servicios y se convierte en secretaria emprendedora y genera autoempleo.

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La secretaria emprendedora

Por admin | Publicado Marzo 27th, 2012

Honestidad, confidencialidad y profesionalidad son las cualidades que se suponen a las secretarias de dirección.  Sin embargo nos atrevemos a añadir la cualidad de emprendedora como indispensable al perfil de la secretaria.

En los tiempos que vivimos la secretaria de Dirección hace prácticamente de todo y para ello debe estar altamente cualificada en todas las técnicas y principios de gestión. Además debe ser innovadora en su trabajo, y anticiparse a lo que va a ocurrir, ser algo visionaria lo que nos lleva a ser Emprendedora.

El salto de ser secretaria emprendedora-freelance-autónoma puede llegar en cualquier momento.  Nos llegan mails a menudo a Secretariado&protocolo de secretarias que deciden ser freelance y trabajar por su cuenta y nos piden consejo. Ojalá tuviéramos esa barita mágica para poder asesorar, imposible.

A nuestro entender la secretaria emprendedora debe tener las siguientes cualidades:

- Tener un proyecto claro al frente de su secretariado freelance

- Ofrecer servicios que pueda cumplir. Definir los servicios.

- Persona de gran iniciativa.

- Contar con una cartera de contactos y de personas que puedan recomendarla. En este negocio como en muchos otros funciona por recomendaciones.

- Estar en constante proceso de cambio y creatividad

- Asegurar servicios profesionales, confidenciales y con altos y demostrables niveles de calidad y excelencia.

- Capacidad de convicción. Deberá hacerle comprender a sus clientes (ya no jefes) que sus servicios son necesarios y no es complicado desarrollarlos de forma externa.

- Excelente presencia

- Convencimiento propio de que ya no tratamos con jefes si no con clientes. Mentalidad ejecutiva.

Julia Alonso by Secretariado&protocolo

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Hablamos de protocolo con Miguel del Río

Por admin | Publicado Marzo 16th, 2012

Hace unos meses os recomendábamos los libros de Miguel del Río que además se podían ver desde nuestra web. Libros como Protocolo a la Vista, o Manual básico para conocer las normás de protocolo de uso diario.

Hoy os proponemos conocer un poco más a su autor a Miguel del Río, periodista y escritor. Experto en Comunicación, Protocolo y formación en ambas materias. Funcionario de Carrera del Parlamento de Cantabria, donde desempeña el puesto de Jefe de Protocolo y Relaciones Institucionales. Diplomado en Periodismo por la Universidad Autónoma de Barcelona y Licenciado en Ciencias de la Información por la Universidad Complutense de Madrid. Diplomado como Experto en Estudios Superiores de Protocolo y Ceremonial del Estado e Internacional por la Escuela Diplomática de Madrid. Especialista Universitario en Protocolo y Ceremonial del Estado e Internacional por la Universidad de Oviedo. Es Vicepresidente de la Asociación de la Prensa de Cantabria y Presidente-Fundador de la Asociación Cántabra de Protocolo.

Teníamos ganas de conocerle y sobre todo de hablar con él sobre protocolo y esta fue nuestra charla:

Secretariado&protocolo.- En pocas palabras, ¿como definiría Ud el protocolo?

Miguel del Rio.- Como una manera educada de respetarse y de asistir a un acto en el que todo está en su sitio, porque la organización funciona, aspecto que los invitados agradecen sobremanera al anfitrión al tiempo que el protocolo les propicia conocer a otras personas.

S&P ¿Qué cualidades considera indispensables, esas que todo profesional del protocolo debería tener para ejercer esta profesión con garantías de éxito?

MDR.- Las he escrito en una ocasión. Van seguidas, una detrás de otra. Son las siguientes: La primera es ilusión. La segunda alegría, porque no concibo a una persona antipática que trabaja en protocolo o de cara al público. La tercera es constancia. La cuarta vitalidad. Una persona que se dedica a esto tiene que demostrar en todo momento que está viva y guardarse las angustias para él. La quinta es personalidad. La siguiente, mucha seguridad. A continuación está aprender de los fracasos. Seguidamente, el profesional de protocolo debe apostar por los avances y cambiar al tiempo que la sociedad. Y en último lugar, y no menos importante, porque resumen todo anterior, hay que tener pasión por este trabajo.

S&P.-  Cómo llega Ud a esta profesión, háblenos un poco de su trayectoria.

MDR.- En el año 1987 accedí al Parlamento de Cantabria para dirigir lo que entonces se llamaba Gabinete de Protocolo, Relaciones Institucionales y Medios de Comunicación. Nótese que cajón desastre y qué principios tan deficientes. Quiero decir que entonces no había textos, ni cursos, y muy pocos profesionales en la materia. Tenías que ir haciéndote poco a poco. A mí me dio por escribir libros de protocolo y comunicación, ya voy nueve, y también he estado muchos años impartiendo cursos y seminarios en diferentes instituciones y organismos, para que trabajemos de una manera común, con conocimientos comunes, siempre desde la amistad y la colaboración.

S&P.- Cree quizás que el protocolo es una profesión vocacional…

MDR.- Hoy en día creo que sí. Hay estudios especializados, con muy buenos profesionales al frente de estas escuelas e incluso universidades públicas y privadas que imparten una materia llamada protocolo. Cada vez los jóvenes se inclinan más por seguir este camino profesional, porque les gusta, porque lo llevan dentro, porque se sienten con ganas de organizar muchas cosas, y porque además tienen una preparación que mi generación no tuvo de entrada.

S&P.- Cómo es un día a día en un gabinete de protocolo de una institución como el Parlamento Cántabro.

MDR.- Siempre tenemos trabajo. Nuestra institución es muy abierta. Dentro de ella organizamos muchos actos propios pero también de otros organismos que quieren utilizar nuestra sede para sus eventos. Es una experiencia diaria, porque te encuentras con una variedad de actos digna de comentar. Aprendes de ellos, por supuesto, y también aprendes de otros profesionales que desde el ámbito empresarial organizan actos. Le damos también mucha importancia al aspecto de los colegios y tenemos un proyecto educativo que atrae alumnos a diario. Luego están los plenos escolares, las conmemoraciones especiales, y tengo que decir que las más importantes se llevan al cabo del año dentro del Parlamento de Cantabria. No tenemos tiempo de aburrirnos.

S&P.-  Cree que es urgente cambiar el Real Decreto de 1983 de las Precedencias? ¿Por qué?

MDR.- El cambio del Real Decreto se ha dilato mucho en el tiempo. Cojea principalmente de no introducir a importantes autoridades de ámbito autonómico y local que no aparecen en él. Los profesionales hemos tenido que aclimatarlos y acomodarlo tal y cómo está redactado a nuestras circunstancias, no sin problemas. Luego, la tradición de hacer las cosas como las hacemos nos ha ayudado bastante. La verdad es que, a los que llevamos años trabajando, ahora ya nos da igual que se cambie o no.

S&P.- ¿Conoce el movimiento QOE (queremos organizar eventos)? ¿Qué opinión le merece?

MDR.- Sí, tengo buenos amigos dentro de él. Me parece fantástico, porque hay que moverse constantemente dentro del mundo del protocolo. ¿Cómo? Con nuevas iniciativas, ideas, proyectos, asociaciones, colectivos y organismos. QOE es uno de estos casos y desde aquí le doy mi total apoyo.

S&P.- En estos momentos en que hay tanta falta de motivación en los jóvenes, qué mensaje les daría para incentivarles a que estudien Protocolo y organización integral de eventos

MDR.- Mi generación no lo tuvo fácil ni al acabar los estudios ni al empezar a trabajar. Hay que tener como dije antes ilusión, tesón, confianza en que las cosas van a cambiar y a mejorar. Hay que dar la cara e ir en busca de las oportunidades, y no esperar a que te caigan del cielo. El protocolo, la organización de actos y eventos, con una buena preparación de entrada, es una buena salida profesional. Muchos de los jóvenes a los que he tenido la ocasión de impartir cursos, luego he podido comprobar que están trabajando en lo que quieren. Ahora hay menos empleo, pero ya mejorará. Para entonces, hay que estar ojo avizor y, sobre todo, muy bien adiestrado.

Nuestro agradecimiento a Miguel del Río por su accesibilidad y por permitirnos realizar esta entrevista para nuestro blog, pero sobre todo por compartir con él unos minutos hablando de lo que más nos gusta el protocolo. Ha sido todo un lujo.

Julia Alonso by Secretariado&protocolo.

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La secretaria y SU protocolo. El protocolo de las llamadas

Por admin | Publicado Marzo 13th, 2012

Manual de supervivencia de la secretaria de dirección

Seguimos con nuestro análisis de la atención telefónica en el secretariado de dirección.

Uno de los puntos clave que mejor debe manejar una secretaria eficaz es el protocolo de las llamadas. Saber como pasar las llamadas a su jefe, todo ello estipulado en un protocolo específico que debemos conocer y manejar a la perfección con agilidad y destreza.

Cuando un ejecutivo quiere hablar con una persona de menor rango que él, el ejecutivo realizará la llamada a través de su secretaria. Realizaremos la llamada y no se la pasaremos a nuestro superior hasta que la persona a la que llamamos se encuentra al teléfono. En ese momento le indicaremos que le vamos a pasar con nuestro superior y le comunicaremos a éste que tenemos en línea  a la persona solicitada.

Si nuestro superior quiere hablar con una persona de mayor rango empresarial solicitará a su secretaria la llamada y ésta le pasará la llamada dejando a su superior con la secretaria de la persona a la que se ha llamado.

Si los ejecutivos tuvieran el mismo rango, la cortesía empresarial nos indica que  no es necesario que intervengan las secretarias, simplemente se dice “nos pasamos” y quedan ambas personas en línea.

Copyright Julia Alonso by Secretariado&protocolo. Manual de Supervivencia de la secretaria de dirección.

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La secretaria y SU protocolo. Las llamadas de empresa

Por admin | Publicado Marzo 6th, 2012

Manual de supervivencia de la secretaria de dirección

Siguiendo con nuestro post anterior sobre la atención telefónica, nos centraremos en este capítulo del Manual de la secretaria de dirección en la recepción, el filtrado de llamadas y en como realizar una llamada correctamente.

Recepción de llamadas

- Consensuaremos el número de tonos antes de atender la llamada. Esto forma parte del Manual de calidad de la empresa

- Definiremos la frase con la que atenderemos la llamada. El saludo inicial que será común para toda la empresa y estará también recogido en el Manual de calidad, manual interno de protocolo.

- Si reconocemos al cliente, se lo haremos saber.

- Evitaremos frases demasiado largas y adecuaremos nuestro lenguaje al lenguaje del cliente

- Mediante repeticiones comprenderemos lo que nuestro cliente nos está diciendo.

- Tomaremos nota de la llamada detalladamente.

Para filtrar correctamente las llamadas:

- Tendremos claro todos los detalles de la llamada, quién llama, de qué empresa y cuál es el motivo de la llamada.

- Transmitiremos la llamada al receptor indicado solo Si procede. En la mayoría de los casos nuestros jefes NO suelen ponerse al teléfono salvo que nos lo hayan indicado previamente. Huiremos de expresiones tipificadas como “Está reunido”, es mejor decir ” Está atendiendo en estos momentos a otro cliente”.

- Conoceremos perfectamente el funcionamiento interno de nuestra empresa para pasar la llamada a la persona o departamento correcto.

Para realizar una llamada:

- Antes de llamar planificaremos la llamada, si es necesario tendremos anotado lo que vamos a decir

- Tendremos en cuenta la hora qué es. No se admiten llamadas antes de las 9 de la mañana ni después de las 10 de la noche

- Si llamamos a un móvil, preguntaremos siempre si se nos puede atender

copyright Julia Alonso by Secretariado&protocolo. Manual de supervivencia de la secretaria de dirección

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La secretaria y SU protocolo. La atención telefónica

Por admin | Publicado Marzo 5th, 2012

Manual de supervivencia de la secretaria de dirección

La primera imagen de la empresa será su secretaria o la persona que se encuentre en recepción, pero sobre todo lo será la persona que conteste habitualmente a las llamadas. Por este motivo deberemos elegir cuidadosamente a la persona que atenderá el teléfono de nuestra empresa.

Los puntos claves para la buena atención telefónica serán:

- VOZ, debe ser clara y natural. Incluso es recomendable hacer pruebas de voz a las personas que atenderán el teléfono.

- BOCA, evitaremos hablar por teléfono comiendo, mascando chicle,  con un boli

- ENTONACION, será diferente según el tipo de comunicación

-RESPIRACION, mantendremos el cuello erguido para facilitarla y no acercaremos demasiado el auricular a la boca

- VOCALIZACION, vocalizaremos correctamente las palabras y cada sílaba que pronunciemos

- ELOCUCION, velocidad lenta y estructurada la conversación

- LENGUAJE, utilizaremos un lenguaje claro y evitaremos las frases negativas

- SILENCIO,  también es un modo de comunicación. El silencio también tiene su significado

- SONRISA, se percibe a través del teléfono. Suaviza la comunicación y transmite una imagen positiva

Copyright: Julia Alonso by Secretariado&protocolo- Manual de Supervivencia de la Secretaria de Dirección

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La secretaria y SU protocolo. La recepción de los clientes

Por admin | Publicado Marzo 2nd, 2012

Manual de supervivencia de la Secretaria de Dirección.

Las atenciones que una secretaria debe tener con sus clientes pasarán por:

- La recepción del cliente (en la puerta, en la recepción, en el lugar habilitado para las visitas). Dependerá de la empresa y este punto quedará recogido en el Manual Interno de Protocolo de la Empresa.

- Si la ocasión lo requiere, realizará las presentaciones oportunas

- Hará que el cliente se sienta relajado y cómodo durante la espera, aunque lo ideal es que nunca ningún cliente tenga que esperar.

- Si la espera se alargara deberá informar en todo momento al cliente de la situación.

- Deberá saber tratar al cliente en caso de quejas o manifestaciones en contra de la espera.

No deberemos abandonar a su suerte a una visita (cliente) hasta que nuestro jefe pueda atenderle. El tiempo de espera prolongado provocará una agresividad en aumento antes de la cita de negocios, lo cuál será contraproducente para nuestro jefe y la empresa.

Términos clave en la recepción de los clientes:

- Acogida grata

- Amabilidad

- Ambiente y trato acogedor

- Atención personalizada

- Eficacia

- Gratitud

- Profesionalidad

- Rapidez

- Respeto

Copyright: Julia Alonso by Secretariado&protocolo (Manual de Supervivencia de la secretaria de Dirección)

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